Van eenmanszaak naar vennootschap: wanneer is het moment rijp?

Je startte ooit vol enthousiasme als eenmanszaak. Een eenvoudige keuze destijds: weinig administratie, snel geregeld en je kon meteen aan de slag. Maar nu je zaak groeit, vraag je je af of een vennootschap niet verstandiger zou zijn. Wanneer is dat moment daar? En wat komt er allemaal bij kijken? In dit artikel helpen we je om deze belangrijke beslissing weloverwogen te nemen.

Signalen dat de tijd rijp is voor een vennootschap

Er is geen vast moment waarop je per se moet overstappen naar een vennootschap. Het hangt af van je persoonlijke situatie en ambities. Toch zijn er enkele duidelijke signalen die aangeven dat een vennootschap interessant kan worden.

Het meest concrete signaal is stijgende winst. Als eenmanszaak betaal je personenbelasting op je volledige inkomen volgens progressieve tarieven. Dat betekent dat je meer betaalt naarmate je meer verdient, met tarieven die kunnen oplopen tot 50%. Vanaf een bepaald winstniveau wordt de vennootschapsbelasting van 25% fiscaal interessanter. Je boekhouder kan je precies doorrekenen vanaf welk punt dit voor jou het geval is.

Een tweede signaal is groeiende aansprakelijkheid. Ga je grote investeringen doen, een pand huren, dure apparatuur aanschaffen of personeel aanwerven? Dan kan de beperkte aansprakelijkheid van een vennootschap je privévermogen beschermen. Bij een eenmanszaak ben je persoonlijk aansprakelijk voor alle zakelijke schulden. Loopt het fout, dan kunnen schuldeisers beslag leggen op je eigen huis of spaargeld. Bij een vennootschap is je risico meestal beperkt tot wat je in de zaak hebt gestopt.

Ook het innemen van zakenpartners vraagt doorgaans om een vennootschapsvorm. Wil je samen met anderen ondernemen, dan biedt een vennootschap duidelijkheid over ieders inbreng, taken en aandeel in de winst. Dat voorkomt misverstanden en zorgt voor een heldere juridische structuur.

Tot slot speelt geloofwaardigheid soms een rol. Sommige klanten of leveranciers werken liever samen met vennootschappen dan met eenmanszaken. Ook bij het aantrekken van financiering of het winnen van grotere opdrachten kan een vennootschap professioneler overkomen.

De fundamentele verschillen begrijpen

Het verschil tussen een eenmanszaak en een vennootschap gaat verder dan alleen de naam. Bij een eenmanszaak ben jij en je zaak in juridische zin één en hetzelfde. Er is geen scheiding tussen jou als persoon en je onderneming. Je bent het ondernemingshoofd en alle activa en schulden zijn van jou persoonlijk.

Een vennootschap daarentegen is een aparte juridische entiteit. Het is alsof je een nieuw persoon creëert die losstaat van jezelf. Deze entiteit heeft een eigen vermogen, een eigen bankrekening en een eigen ondernemingsnummer. Jij wordt bestuurder of zaakvoerder van deze entiteit, maar bent er niet langer mee versmolten.

Deze scheiding heeft verregaande gevolgen. Je privévermogen staat los van je bedrijfsvermogen. De vennootschap kan contracten afsluiten, eigendommen bezitten en schulden aangaan in eigen naam. Als er juridische problemen ontstaan, is in principe de vennootschap aansprakelijk en niet jij persoonlijk. Natuurlijk blijven er uitzonderingen, zoals bij bewezen wanbeheer of persoonlijke garanties die je afgaf.

Ook fiscaal verandert er veel. Je vennootschap betaalt vennootschapsbelasting op haar winst, terwijl jij als bestuurder een inkomen ontvangt waarop je personenbelasting betaalt. Dit creëert mogelijkheden om slimmer met je inkomsten om te gaan, iets waar je boekhouder je bij kan begeleiden.

Welke vennootschapsvorm past bij jou?

Sinds 1 mei 2019 zijn er vier hoofdvormen van vennootschappen in België. De keuze hangt af van je situatie, ambities en voorkeur voor aansprakelijkheid en flexibiliteit.

De besloten vennootschap, of BV, is veruit de populairste keuze voor wie van eenmanszaak overstapt. Je kan deze alleen oprichten of samen met anderen. Het grote voordeel is de beperkte aansprakelijkheid: je risico is beperkt tot wat je in de vennootschap hebt ingebracht. Sinds de wetswijziging is er geen minimumkapitaal meer vereist, maar je moet wel kunnen aantonen dat je voldoende middelen hebt om minstens twee jaar te kunnen draaien. Dit doe je via een financieel plan. Voor de oprichting heb je een notaris nodig, wat de kosten wat opdrijft maar ook juridische zekerheid biedt.

De vennootschap onder firma, afgekort VOF, is een flexibelere maar risicovoller alternatief. Je hebt minimaal twee oprichters nodig en geen notaris. Het administratieve is lichter dan bij een BV: geen verplichte publicatie van je jaarrekening, eenvoudigere statutenwijzigingen en geen bedrijfsrevisor nodig bij inbreng in natura. Het nadeel is dat alle vennoten onbeperkt en hoofdelijk aansprakelijk zijn. Gaat de VOF failliet, dan betekent dat ook persoonlijk faillissement voor de vennoten. Deze vorm is vooral interessant voor partners die elkaar goed kennen en vertrouwen.

De naamloze vennootschap, of NV, is bedoeld voor grotere ondernemingen. Je hebt een startkapitaal van 61.500 euro nodig, wat deze vorm minder toegankelijk maakt voor de meeste starters of kleinere zelfstandigen die overschakelen.

De coöperatieve vennootschap, of CV, vraagt minimaal drie oprichters en is vooral geschikt wanneer je met meerdere personen een gezamenlijk project wil realiseren vanuit een coöperatieve gedachte. Voor de klassieke ondernemer die alleen of met een beperkt aantal partners werkt, is deze vorm meestal minder relevant.

Het stappenplan: van beslissing tot werkende vennootschap

Eenmaal je beslist hebt om de stap te zetten, volgt er een gestructureerd proces. Het is nuttig om de grote lijnen te kennen, ook al zal je boekhouder of notaris je door de details loodsen.

Alles begint met het financieel plan. Voor een BV is dit verplicht. Het plan moet aantonen dat je over voldoende middelen beschikt om je activiteiten op te starten en minstens twee jaar draaiende te houden. Het bevat onder meer een financieringstabel, prognoses voor je omzet en kosten, een openingsbalans en je voorziene investeringen. Een accountant of boekhouder kan je hierbij helpen. Ook al is de notaris verplicht dit plan te beoordelen, jij blijft eindverantwoordelijk. Een te optimistisch of onrealistisch plan kan later tegen je gebruikt worden als de vennootschap binnen drie jaar failliet gaat.

Vervolgens ga je naar de notaris. Deze stelt de oprichtingsakte op waarin alle belangrijke elementen staan: wie zijn de oprichters, wat is het maatschappelijk adres, wat zijn de activiteiten, wie wordt bestuurder, hoe zit het met de aandelen en de winstuitkering. De notaris dient de akte in bij de griffie van de ondernemingsrechtbank en zorgt voor publicatie in het Belgisch Staatsblad. Vanaf dat moment bestaat je vennootschap officieel en krijgt ze een ondernemingsnummer.

Dan volgt de administratieve afhandeling. Je vennootschap heeft een eigen bankrekening nodig. Je laat je oude activiteit als eenmanszaak schrappen bij het ondernemingsloket en registreert je nieuwe vennootschap. Ook je sociaal verzekeringsfonds en je BTW-kantoor moet je op de hoogte brengen van de verandering. Je oude ondernemingsnummer als natuurlijke persoon vervalt en je werkt voortaan onder het nummer van je vennootschap.

Tot slot regel je je aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds als bestuurder van de vennootschap. Je werkt nu als zelfstandige onder het ondernemingsnummer van je vennootschap in plaats van je eigen nummer. De vennootschap betaalt ook een jaarlijkse vennootschapsbijdrage.

De onmisbare rol van je boekhouder

Bij de overstap naar een vennootschap is je boekhouder veel meer dan iemand die alleen je cijfers verwerkt. Deze transitie is een strategisch moment waarbij goede begeleiding cruciaal is.

Al in de overwegingsfase kan je boekhouder waardevol advies geven. Door je situatie door te rekenen, kan hij of zij je tonen vanaf welk winstniveau een vennootschap fiscaal interessant wordt. Niet voor iedereen is de overstap meteen zinvol. Soms is het beter nog even te wachten tot je omzet verder gestegen is. Je boekhouder kent je cijfers en kan deze analyse maken op basis van concrete data in plaats van vuistregels.

Bij het opstellen van het financieel plan is een boekhouder of accountant eigenlijk onmisbaar. Zij weten welke cijfers realistisch zijn voor jouw sector, kunnen correcte prognoses maken en zorgen ervoor dat je plan solide genoeg is om de toets van de notaris en eventuele latere controles te doorstaan. Een goed opgesteld financieel plan voorkomt niet alleen juridische problemen, maar helpt je ook om zelf beter na te denken over de toekomst van je onderneming.

Na de oprichting verandert je boekhouding aanzienlijk. Een vennootschap vraagt dubbele boekhouding, een jaarrekening volgens strikte regels en andere aangiftes dan een eenmanszaak. Je boekhouder richt alles correct in, zorgt voor een vlotte overgang en legt je uit wat er nu anders is. Ook voor vragen over hoe je jezelf het beste kan vergoeden, welke voordelen in natura mogelijk zijn of hoe je dividenden uitkeert, is je boekhouder de aangewezen persoon.

Kortom, deze transitie doe je niet alleen. Een goede boekhouder bespaart je niet alleen tijd en kopzorgen, maar helpt je ook de juiste beslissingen te nemen zodat je de voordelen van je vennootschap maximaal kan benutten.

Wat verandert er in je dagelijkse administratie?

De overgang naar een vennootschap betekent meer administratie. Het is belangrijk om hierop voorbereid te zijn, zodat het niet als onaangename verrassing komt.

Je boekhouding wordt uitgebreider. Waar je als eenmanszaak mogelijk kon volstaan met vereenvoudigde boekhouding, moet je nu dubbel boekhouden. Dit betekent dat elke transactie zowel aan de debet- als aan de creditzijde wordt geregistreerd. Je boekhouder zorgt hiervoor, maar het vraagt wel meer nauwkeurigheid bij het aanleveren van documenten.

Er moet een strikte scheiding zijn tussen privé en bedrijf. Het geld op de rekening van je vennootschap is niet zomaar jouw geld. Als je geld uit de vennootschap haalt, moet dit correct worden geregistreerd: als loon, dividend, terugbetaling van een lening of op een andere fiscaal correcte manier. Je kan niet meer vrij beschikken over de inkomsten zoals bij een eenmanszaak. Deze discipline is essentieel om problemen te vermijden.

De jaarrekening van je vennootschap moet worden opgesteld volgens strikte regels en bij een BV ook worden gepubliceerd. Dit betekent dat je cijfers openbaar worden en door iedereen kunnen worden ingekeken via de Nationale Bank. Voor sommigen is dit een drempel, maar het hoort bij de transparantie die van vennootschappen wordt verwacht.

Ook je relatie met de overheid verandert lichtjes. Je vennootschap doet een aparte belastingaangifte voor de vennootschapsbelasting, terwijl jij als persoon nog steeds je personenbelasting aangeeft. Je BTW-aangiftes verlopen nu via het ondernemingsnummer van je vennootschap. Je boekhouder coördineert dit alles, maar het is goed om het plaatje te begrijpen.

Jezelf vergoeden: nieuwe mogelijkheden

Een van de interessantste aspecten van een vennootschap is de flexibiliteit in hoe je jezelf vergoedt. Dit biedt fiscale optimalisatiemogelijkheden die bij een eenmanszaak niet bestaan.

De basis is je bestuurdersbezoldiging. Dit is vergelijkbaar met een loon en wordt belast via de personenbelasting tegen progressieve tarieven. Je betaalt hier ook sociale bijdragen over, wat belangrijk is voor de opbouw van je pensioen. De vennootschap mag dit bedrag aftrekken als kost, waardoor de winst van de vennootschap daalt en er dus minder vennootschapsbelasting betaald wordt. Voor KMO's die het verlaagd tarief willen genieten, is er wel een minimumbezoldiging vereist: 45.000 euro bruto per jaar als het resultaat van de vennootschap minstens 90.000 euro bedraagt.

Daarnaast kan je winst uitkeren als dividend. Dit doe je nadat de vennootschap haar belastingen heeft betaald. Op dividenden betaal je 30% roerende voorheffing, maar ze tellen niet mee voor je personenbelasting of sociale bijdragen. Dit kan interessant zijn, maar let op: als je je alleen via dividend vergoedt, bouw je geen pensioenrechten op.

Er zijn ook andere opties zoals voordelen in natura (bedrijfswagen, laptop, smartphone), een terugbetaling van kosten die je zelf voorschoot, of zelfs auteursrechten in bepaalde gevallen. Welke combinatie voor jou het meest voordelig is, hangt af van je persoonlijke situatie. Je boekhouder kan verschillende scenario's doorrekenen en je adviseren over de meest geschikte mix.

Belangrijk is dat alles correct wordt vastgelegd en geboekt. De fiscus controleert regelmatig of vergoedingen in verhouding staan tot de geleverde prestaties. Onrealistisch hoge of lage vergoedingen kunnen tot herklasseringen en naheffingen leiden.

De financiële kant: wat kost een vennootschap?

Een vennootschap oprichten en beheren brengt kosten met zich mee. Het is verstandig om hier vooraf zicht op te hebben, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

De oprichtingskosten beginnen bij de notaris. Voor een BV betaal je ongeveer 1.500 euro aan notariskosten. Daar komen nog kosten bij voor publicatie in het Belgisch Staatsblad en inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Als je een bedrijfsrevisor nodig hebt voor de waardering van inbreng in natura, tel daar nog eens 1.500 tot 2.000 euro bij op. In totaal moet je rekenen op 2.000 tot 4.000 euro om je vennootschap op te richten.

Je boekhoudkosten stijgen ook. Een vennootschap vraagt meer werk van je boekhouder door de dubbele boekhouding, jaarrekening en bijkomende aangiftes. Reken op 350 tot 500 euro per maand voor een kleine vennootschap, afhankelijk van je omvang en complexiteit. Dit is merkbaar meer dan de 150 tot 300 euro die een eenmanszaak typisch kost.

Daarnaast betaalt je vennootschap jaarlijks een vennootschapsbijdrage aan het sociaal verzekeringsfonds. Deze bedraagt enkele honderden euro's per jaar. Ook zijn er kleine jaarlijkse kosten voor het deponeren van je jaarrekening.

Deze kosten lijken misschien hoog, maar je moet ze afwegen tegen de voordelen. Bij voldoende winst verdien je de meerkosten snel terug door fiscale optimalisatie. Je boekhouder kan je vooraf doorrekenen vanaf welk punt een vennootschap netto voordeliger wordt.

Valkuilen die je beter vermijdt

Bij de overstap naar een vennootschap maken ondernemers soms fouten die achteraf duur uitvallen. Met wat voorzichtigheid kan je deze vermijden.

Een veelgemaakte fout is te snel overstappen zonder degelijke voorbereiding. Als je omzet nog beperkt is, kan het zijn dat de meerkosten van een vennootschap zwaarder wegen dan de fiscale voordelen. Neem de tijd om met je boekhouder de cijfers door te nemen voordat je beslist.

Een andere valkuil is het financieel plan te rooskleurig inschatten. Sommigen zien de oprichting als een formaliteit en vullen het plan oppervlakkig in. Als de vennootschap binnen drie jaar in de problemen komt, kan je persoonlijk aansprakelijk worden gesteld als blijkt dat je plan onrealistisch was. Wees eerlijk en voorzichtig in je prognoses.

Ook het mengen van privé en zakelijk is een klassieke fout. Als bestuurder kan je niet zomaar geld uit de vennootschap halen wanneer je wil. Elke geldstroom moet correct worden geregistreerd en verantwoord. Doe je dit niet, dan kan de fiscus bedragen herkwalificeren als belastbare inkomsten met alle gevolgen van dien.

Een vierde risico is onderschatten hoeveel administratie een vennootschap vraagt. Als je gewend was alles zelf te doen als eenmanszaak, kan de stap naar dubbele boekhouding overweldigend zijn. Bespreek vooraf met je boekhouder welke taken je kan blijven doen en waarvoor je beter professionele hulp inschakelt.

Tot slot vergeten sommigen rekening te houden met de langetermijnconsequenties. Een vennootschap afsluiten of verkopen brengt ook kosten met zich mee. Denk na over hoe je je exit wil organiseren, zelfs al lijkt dat nu nog ver weg. Dit voorkomt onaangename verrassingen later.

De overstap van eenmanszaak naar vennootschap is geen verplichting, maar kan op het juiste moment een verstandige zet zijn. Het biedt fiscale voordelen, beschermt je privévermogen en opent nieuwe mogelijkheden om je onderneming te laten groeien. Tegelijk vraagt het om zorgvuldige voorbereiding, meer administratie en een goede begeleiding.

Neem de tijd om deze beslissing goed te overwegen. Bespreek je situatie met je boekhouder, laat concrete berekeningen maken en zorg dat je begrijpt wat er allemaal verandert. Met de juiste voorbereiding en professionele ondersteuning kan deze stap je onderneming naar een volgend niveau tillen.